Kommunikation mit Vereinsbüro

Wir bevorzugen die Kommunikation per E-Mail. So können wir sicherstellen, dass immer die grad arbeitende Person von Vereinsbüro diese Info bekommt und verarbeiten kann.

Mails an die Info-Adresse des Vereins kommen zu Vereinsbüro und werden dort bearbeitet.

In Ausnahmefällen werden die Mitarbeitenden von Vereinsbüro via Whatsapp, Teams oder Telefon kommunizieren.

Mitgliedermutationen

Änderung an persönlichen Daten

Bei Mutationen an Adressdaten, Telefonnummern, Erziehungsberechtigten etc. bitte wenn immer möglich die Mitglieder auf das Mitgliederportal verweisen.

Neue Mitglieder

Siehe Probetrainings unten.

Spieler ohne Anmeldung im Training: bitte trotzdem das Formular Probetraining ausfüllen lassen mit Bemerkung “bereits im Training bei xy”. Aktive Info durch Coach an Vereinsbüro.

Änderung an Teamzuteilungen

Mitteilung per Mail an Vereinsbüro (vgl. oben). Wir gehen jeweils davon aus, dass die Anpassung mit den jeweiligen Verantwortlichen der Vereine abgesprochen ist.

Austritte

Ein Austritt aus dem Verein muss mitgeteilt werden. Wenn ihr von einem Austritt wisst, dann:

• bittet die Person, das Austrittsformular des Vereins auszufüllen:

  • Crusaders

  • GC Unihockey (Link folgt)

  • Innebandy

  • Lioness

  • Züri Süd

• und informiert aktiv das Vereinsbüro, dann können wir das nachverfolgen.

Probetrainings

Ablauf Probetrainings bis Vereinseintritt

Wenn sich eine Person für ein Probetraining interessiert, dann ist der Ablauf wie folgt:

1. Anmeldung
   Spieler:in meldet sich über die Homepage des Vereins zum Probetraining an und erfasst alle nötigen Daten (Kontakt, Eltern etc).
   Mit dieser Anmeldung wird auch die Grundlage geschaffen für einen definitiven Vereinseintritt.

2. Kontrolle Anmeldung und Check Probetraining
   Vereinsbüro prüft, ob generell Probetrainings möglich sind für den Verein und das Team. Dafür führen wir eine Liste pro Verein welche regelmässig aktualisiert wird.
   Wenn kein Probetraining > Info Spieler:in und ev. Warteliste (abhängig vom Verein und Entscheid Kandidat:in)

3. Rückfragen, erste Info an Spieler:in
   Mitteilung mögliches Team, Trainingstage etc und nachfragen, ob weiterhin interessiert.

4. Abklärung mit Head-Coach oder Stufenleitung des Teams/Vereins
   Vereinsbüro kontaktiert den/die Headcoach(es) oder die Stufenleitung und fragt nach einem Termin (und ob ein Probetraining aktuell möglich ist).

5. Einladung Spieler:in und Info Coaches
   Vereinsbüro sendet die Einladung und informiert die Coaches und abhängig vom Verein auch andere Personen.

6. Spieler:in kommt zum Probetraining
   Individuell pro Verein: Anzahl Probetrainings absolvieren und entscheiden

7. Coach informiert Vereinsbüro über Entscheidung
   Info an Vereinsbüro senden

8. Definitive Aufnahme
   Vereinsbüro nimmt Spieler:in definitiv in den Verein auf und informiert die vom Verein definierten Stellen. Ebenso kümmert sich Vereinsbüro um die Lizenzierung resp. den Transfer

Nutzung Mitgliederportal für Trainer:innen

Die Verantwortlichen der Vereine definieren, wer einen Zugang zum Mitgliederportal bekommt, um Teamlisten, Funktionäre usw. zu sehen. Am einfachsten findet ihr die Informationen über die Funktion Organigramm oder über die Suche (nach einer Person oder dem Team suchen).

https://vereinsbuero.webling.ch/